1. Politika, Kapsam ve Amaç
1.1 Ak Gıda San. ve Tic. A.Ş. (Bundan sonra “Ak Gıda” olarak anılacaktır.)
Yönetim Kurulu ve yönetimi, Bilgi Güvenliği Politikası doğrultusunda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Ak Gıda tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Kurulu bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.
1.2 Kapsam
Politika hükümleri, Ak Gıda’nın faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.
Bu politika Ak Gıda’nın tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma personellerini, ziyaretçileri, üçüncü kişileri, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır.
1.3 Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin Amaçları
Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Ak Gıda’ nın kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi, Ak Gıda’ nın kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; Ak Gıda’ nın kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.
1.4 Ak Gıda, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır.
Ak Gıda’nın benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:
a. Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;
b. Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;
c. Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;
d. Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;
e. Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;
f. Ak Gıda tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;
g. Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;
h. Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Ak Gıda’nın hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;
i. Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;
j. Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;
k. Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;
l. Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;
m. Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;
n. Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Ak Gıda’nın kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;
o. Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personel / leri belirlemek.
1. Bildirimler
1.5 Ak Gıda, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nu (“KVK Kurulu”) bilgilendirir. Ak Gıda, kişisel veri envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.
1.6 Bildirim KVK Kurulu’nca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Ak Gıda’nın Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u tarafından saklanır.
1.7 İlgili mevzuat veya KVK Kurulu’nca gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.
1.8 Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u, KVK Kuruluna yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla Ak Gıda’nın veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.
Ak Gıda’nın tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma personellerini, stajyer ve sözleşmeli personelin bu politikayı ihlal edici her türlü eylemine Ak Gıda’nın disiplin mevzuatı uygulanacak ve söz konusu ihlalin suç veya kabahat oluşturması halinde durum en kısa süre içerinde ilgili makamlara bildirilir.
Ak Gıda’nın kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları ve Ak Gıda ile birlikte çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az Ak Gıda’nınki kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin Ak Gıda’nın denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın Ak Gıda tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.
2. Tanımlar
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
KVKK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
KVKK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
3. Görev ve Sorumluluklar
4.1 Ak Gıda KVKK uyarınca veri sorumlusudur.
4.2 Üst Yönetim, yönetici ve denetçi pozisyonlarında olanlar başta olmak üzere tüm personeller, Ak Gıda bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi ve teşvik edilmesinden ve ayrıca bireysel görev tanımlarında yer verilmiş bu konuya ilişkin diğer yükümlülüklerden sorumludur.
4.3 BGKVK Kurulu, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve KVKK ve sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması ve belgelenmesi konularında görevli birim olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
4.3.1 Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu
Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu üyeleri yönetim kurulu tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatı ve uygulamaları konularında uzmanlık ve tecrübe sahibi olmaları dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Kurulu’na rapor sunar.
Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u, Başkan, Bilgi Teknolojileri ve Regülasyon, Mali İşler, Satış Markalı, Üretim ve Ar-Ge, İnsan Kaynakları ve İdari İşler, Satın Alma, Yönetim Kontrol, Pazarlama birim sorumlularından oluşur. Kurulun başkanı CEO’dur.
Kurul her iki haftada bir düzenli olarak veya gerek görülmesi halinde toplanır.
4.3.2 Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu Görev ve Sorumlulukları
4.3.2.1 Kurul, Yönetim Kurulu’nu Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.
4.3.2.2 Kurul, Ak Gıda’nın politikalarının ve prosedürlerinin güncel olduğunu ve veri işleme denetimlerinin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumlu olduğunu sağlamakla sorumludur.
4.3.2.3 Kurul kişisel veri koruma konularında tüm ilgili personelle birlikte hareket eder.
4.3.2.4 Komitenin ana görev ve sorumlulukları şunlardır:
• Ak Gıda, ilgili partnerleri ve destek hizmeti sağlayan tedarikçilerine kişisel veri koruma mevzuatı ve uyum konularında bilgi ve tavsiye vermek.
• Ak Gıda personeline kişisel veri koruma mevzuatı uyarınca sahip oldukları yükümlülükler konusunda bilgi ve tavsiye vermek.
• Ak Gıda’nın veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumluluğunu gözlemlemek.
• Ak Gıda’nın kişisel veri koruma politikası ve ilgili prosedür ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katkı sağlamak.
• Kişisel veri koruma mevzuatına uyum bağlamında Ak Gıda içinde sorumlulukları tayin etmek.
• Kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan tüm personel için gerekli eğitim ve farkındalığın verilmesini sağlamak.
• Düzenli denetimler yaparak Kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumu gözlemlemek ve Yönetim Kurulu’na raporlamak.
• KVK Kurulu ile iş birliği ve irtibat halinde hareket etmek.
• KVK Kurulu nezdinde Ak Gıda’nın irtibat noktası ve temsilcisi olarak işlev görecek sorumluları belirlemek.
• Ak Gıda bünyesinde Bilgi Güvenliği Politikası’na uyumu gözlemlemek ve gerektiğinde ilgililere bilgi ve tavsiye vermek.
• Kişisel veri ihlali olaylarının ve soruşturmalarının Kurul’a bildirilmesi için resmi prosedür geliştirmek.
• İş sürekliliği planı sürecinde katkı sağlamak.
• Kurumsal kayıtların saklanması konusunda bilgi ve tavsiye vermek.
• Ak Gıda bünyesinde kişisel verilerin hangi ölçekte toplandığını, tutulduğunu ve kullanıldığını ve bunların ilgili mevzuata uygun olarak saklanma koşularını temin etmek.
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygunluk, makullük, güvenlik uygulamaları ve gerekli olabilecek diğer kontrollere ilişkin gözetim ve değerlendirmeleri yapmak.
• Kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamaya yönelik kontrolleri belirlemek ve uygulamak, gerekli olabilecek ilave kontrolleri önermek.
• Ak Gıda içinde kişisel veriler bakımından potansiyel risk oluşturduğu konuları ve ilgili önerilerini Yönetim Kurulunun gündemine sunmak.
4.3.2.5 BGKVK Kurulu Ak Gıda’nın kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili tüm sistemlerde denetleme yetkisine sahiptir. BGKVK Kurulu görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dahil olmak üzere iş birliği sağlama talebinde bulunabilir. Bu iş birliğinin sağlanmaması durumunda Kurul durumu Yönetim Kuruluna rapor eder.
4.4 Ak Gıda’nın kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.
4.5 İnsan Kaynakları birimi, Eğitici Eğitmenler ve BT, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.
4.6 Ak Gıda personelleri, Ak Gıda’ya kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.
4. Veri Koruma İlkeleri
Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Ak Gıda’nın politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:
• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
4.1 Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.
Bu doğrultuda Ak Gıda gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili alanlarda aydınlatma metni/gizlilik bildirimlerine yer verir. Ak Gıda tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bu bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar BGKVK Kurulu tarafından belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:
• Ak Gıda’nın veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
• BGKVK Kurulu ve iletişim bilgileri,
• İşlenen kişisel veri türleri,
• Kişisel verinin işlenme amaçları,
• Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,
• Veri sahibinin hakları,
• Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.
4.2 Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.
4.2.1 Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar.
4.2.2 Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim tarafından İrtibat Sorumlusu/ BGKVK Kuruluna bildirilir. BGKVK Kurulu yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.
4.3 Kişisel veriler uygun ve ilgili olmalı, amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir.
4.3.1 BGKVK Kurulu işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmadığını ve işlenmediğini sağlamakla yükümlüdür.
4.3.2 Elektronik ve fiziksel tüm veri toplama formları ve bilgi sistemlerindeki veri toplama mekanizmaları BGKVK Kuruluna onaylanmak koşuluyla uygulanır.
4.3.3 BGKVK Kurulu periyodik olarak, kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
4.3.4 BGKVK Kurulu yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/ dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
4.3.5 BGKVK Kurulu, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha prosedürü uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.
4.4 Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.
4.4.1 Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir.
4.4.2 İnsan Kaynakları, Eğitici eğitmenler ve BT biriminin yöneticisi tüm personelin, kişisel verilerin doğru ve güncel olarak toplanması ve tutulması konusunda eğitilmesinden sorumludur.
4.4.3 Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği, ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.
4.4.4 Personeller/ müşteriler ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Ak Gıda’yı bilgilendirmelidirler. Bu şekilde bir bildirim yapılması üzerine söz konusu kaydın düzeltilmesi ve güncellenmesi ilgili birimin sorumluluğundadır.
4.4.5 BGKVK Kurulu veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.
4.5 Kişisel veriler, yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse işlenmelidir.
4.5.1 Kişisel verilerin Back-up vb. gereklilikler nedeniyle gerekli sürenin ötesinde saklanması durumunda veri güvenliği zafiyeti durumlarında bireylerin hal ve özgürlüklerinin korunması için kişisel veriler şifrelenmeli veya anonimleştirilmeli/maskelenmelidir.
4.5.2 Kişisel verilerin Saklama_ve_Imha_Politikasi uyarınca belirlenmiş sürelerin sonrasında işlenmesi için BGKVK Kurulunun yazılı onayına bağlıdır.
5. Veri Sahiplerinin Hakları
Veri sahipleri haklarındaki Ak Gıda nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:
5.1 Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
5.2 Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
5.3 Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
5.4 Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5.5 Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
5.6 KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
5.7 İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
5.8 İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
5.9 Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Veri sahipleri, kişisel verilerine erişme ve yukarıda sayılan haklarını kullanma talebinde bulunabilirler. Bu talepler İrtibat Sorumlusu/ BGKVK Kurulu iletilir ve Kurul tarafından 30 gün içerisinde cevap verme işlemi yerine getirilir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler talep yönetim prosedürü uyarınca gerçekleştirilir.
Veri sahipleri taleplerini KVKK Başvuru Formu’nu doldurmak suretiyle Ofis Park Maltepe Altayçeşme Mah. Çamlı Sok. No:21 Maltepe, adresine noter vasıtasıyla veya iadeli taahhütlü mektup vasıtasıyla kimlik teyidi yapmak suretiyle veya akgida@hs03.kep.tr adresine kayıtlı e-posta adresi üzerinden iletebilirler.
Ak Gıda’nın tüm personeli, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. Ak Gıda personeli, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.
Veri sahiplerinin taleplerini yöneltebilmesi için aydınlatma metinleri/gizlilik bildirimlerinde ve Ak Gıda’nın web adresinde, İrtibat Kişisi/ BGKVK Kurulunun iletişim bilgilerine yer verilir.
6. Açık Rıza Alınması
Ak Gıda, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle, hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan, rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Hassas veriler bakımından açık rıza mutlaka yazılı olarak alınır. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.
Açık rıza, açık rıza formu şablonu veri sahibine imzalatılarak veya veri sahibiyle yapılacak sözleşme veya elektronik formda bu şablonda yer alan unsurlara yer verilmesi suretiyle alınabilir. Personeller, personel adayları ve müşterilere ilişkin rutin olarak işlenen kişisel veriler bakımından açık rıza, ilgili sözleşme veya formlar aracılığıyla alınır.
Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde ilgili birimce tek bir liste halinde açık rızası alınmış kişilerin listesi tutulur. Bu listenin güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.
7. Veri Güvenliği
Tüm personel, Ak Gıda tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan kişisel verilerin güvenli olarak tutulmasını sağlamakla yükümlüdür.
Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir. Erişimler, Erisim_Yonetimi_Proseduru uyarınca sağlanır.
Kişisel verilerin güvenliği, Ak Gıda’nın KVK Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.
Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları BGKVK Kurulunca en kısa süre içerisinde KVK Kuruluna ve ilgili kişiye bildirilir.
8. Veri Paylaşımı
8.1 Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:
• Veri sahibin açık rızasının alınmış olması.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Ak Gıda’nın taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Ak Gıda’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Ak Gıda’nın haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Ak Gıda’nın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
8.2 Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması ve veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca BGKVK Kurulu KVK Kurulu nezdinde gerekli izin ve bildirimleri sağlar.
8.3 Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. BGKVK Kurulu bu kayıtların belirli periyotlarla denetlenmesini sağlar.
8.4 Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVKK Taahhütnamesi yapılır. KVKK Taahhütnamesi minimumda şunları içerir:
• Paylaşımın amacı veya amaçları;
• Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları;
• Paylaşılacak veri kategorilerinin neler olduğu (bu amaçlarınız için gerekli minimum düzeyde tutulmalıdır);
• Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler;
• Veri güvenliği tedbirleri;
• Paylaşılan verilerin tutulma süresi;
• Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap verme prosedürleri;
• Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden geçirilmesi ve
• Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.
9. Kayıtların Yönetimi
Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri Saklama_ve_Imha_Politikasi uyarınca belirlenir.
İşlenme amaçları için gerekli süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine kişisel veriler, veri sahibi gerçek kişi tespit edilemeyecek şekilde ve Saklama_ve_Imha_Politikasi uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya imha edilir.
10. Politikanın Güncel Tutulması
Doküman Sahipliği ve Onay
Bu dokümanın sahibi BGKVK Kuruludur ve bu politikanın yukarıda belirtilen gözden geçirme gereklilikleri uyarınca düzenli olarak gözden geçirilmesinden sorumludur.
Bu dokümanın güncel versiyonu ortak alan üzerinden tüm Ak Gıda personelinin erişimine sunulmuş ve şirket web sitesi üzerinden yayınlanmıştır.
Bu politika 01.08.2021 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve Genel Müdürün imzası ile yayımlanmıştır.